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Lexikon

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A

  • Archiv

Als Archiv bezeichnet man sowohl eine geordnete Sammlung von Dokumenten, Urkunden etc. als auch die Gebäude, Räumlichkeiten oder Institutionen, in denen diese aufbewahrt werden. In der Computertechnik werden auch Dateitypen, die andere Dateien enthalten, als Archiv bezeichnet. Hier enthält das Archiv Dateien z.B. aus der Buchhaltung, die gesichert und für einen bestimmten Zeitraum (meist 10 Jahre) sicher aufbewahrt werden müssen. Die in Archiven gelagerten Materialien (das Archivgut) stellen hinsichtlich ihrer Erhaltung verschiedene Anforderungen an die Lagerung. Ziel eines Archivs ist meist die Abschaffung der Papierablage.

  • Artikelstammdaten

Artikelstammdaten sind die Bestandsdaten, die als Basis aller warenwirtschaftlichen Teilsysteme fungieren. In die Artikelstammdaten werden alle artikelspezifischen Informationen aufgenommen, die zur Steuerung der Warenprozesse benötigt werden.

  • Automatisierte Belegerfassung

Erstes Ziel ist es, alle Rechnungsdaten seitens der Industrie (Lieferanten) in datentechnischer Form zu erhalten. Diese Zielsetzung läßt sich jedoch nicht zu 100 % umsetzen. Es verbleibt ein nicht unerheblicher Teil an eigentlich manuell zu erfassenden Belegen. Um diesen Aufwand zu verhindern haben wir mit CIRRUS ein neues, vorgeschaltetes System entwickelt.
Die in Papierform eingehenden Industrierechnungen werden gescannt und über ein spezielles Programm in digitalisierter Form so verarbeitet, dass die für die Weiterberechnung benötigten Daten automatisiert in ASCII-Datensätzen aufbereitet werden. Diese ASCII-Datensätze werden nach einer Kontrolle in das Zentralabrechnungsverfahren übergeben. Die Archivierung der Eingangsrechnung erfolgt über die Abspeicherung des digitalen Bildes auf CD-ROM.
Durch dieses Verfahren wird der Personalaufwand erheblich reduziert! Das Ablage- und Recherchesystem für die Originalbelege der Lieferanten ist voll integriert in CIRRUS und steht für eine komfortable Reklamationsbearbeitung bereit.

B

  • Baustoffhandel

Baustoffhandel (auch Brenn- und Baustoffhandel) ist der Handelszweig, welcher sich mit dem Verkauf von und der Beratung rund um Baustoffe, Bedachung, Holz, Dämmung etc., sowie zum Teil von Brennstoffen befasst.

  • Belegmanagement

Belegmanagement heißt, die schnelle und effiziente Bearbeitung der Belege. Das Belegmanagement umfasst Angebote, Gutschriften, Packlisten, Fakturen, Aufträge, Sammelbelege, Lieferscheine, Begleitdokumente, Proformarechnungen, unterschiedliche Belegkopien, Stornobelege, Rücksendungen usw.

Wichtig für ein korrektes Belegmanagement ist effizienter Zugriff, schnelles Bearbeiten und ein übersichtliches Handling, damit die Belegverwaltung auf das Wesentliche reduziert wird.

  • Bestellwesen für Handelsunternehmen

Die einzelnen Handelsunternehmen als Kunden des Zentrallagers können eben dort unmittelbar per EDV bestellen.

Aus dem WWS-Programm beim Handelsunternehmen wird ein Programm-Modul aufgerufen, das diese Bestellung bearbeitet. Im Hintergrund wird hierzu eine Verbindung zwischen dem Gesellschafter und seinem Zentrallager aufgebaut. Somit erhält der Handelsunternehmer unmittelbar eine Rückantwort über die Lieferfähigkeit des Zentrallagers.

Die bestellten Mengen werden real-time reserviert und können daher zum vereinbarten Termin garantiert geliefert werden. Der Endkunde erhält eine zuverlässige Termin- und Mengenzusage!

Eine separate Datenerfassung im Zentrallager bezüglich der Bestellungen seitens seiner Kunden (Handelsunternehmen) ist überflüssig.

  • Bonusabrechnung

Nach Eingabe der entsprechenden Konditionen der Industrie, werden Daten zur Konditionsabrechnung generiert.

Unter dem Begriff "Bonusabrechnung" fassen wir alle Abrechnungen von Konditionen gegenüber der Industrie und gegenüber den Handelsunternehmen zusammen. Das System lässt unterschiedliche Handhabung gegenüber der Industrie einerseits und den Handelsunternehmen andererseits zu. Die Abrechnungen sind in die kreditorischen und debitorischen Zahlungsströme der Finanzbuchhaltung voll integriert.          

Die Handelsunternehmen erhalten entsprechende Prüflisten. Ihre Einkaufsabteilungen können über eine Vorschau Bonusoptimierungen vornehmen.

C

  • Cashmanagement

Die TeamServ® Finanzbuchhaltung enthält die erforderlichen Module für das Cashmanagement, wie z.B:

  • Übertragung der Zahlungsverkehrsdaten an die Bank mittels DTAUS
  • Verarbeitung von elektronischen Kontoauszügen
  • CIRRUS

Ziel ist es, mit Cirrus alle Rechnungsdaten seitens der Industrie (Lieferanten) in datentechnischer Form zu erhalten. Das Ablage- und Recherchesystem für die Originalbelege der Lieferanten ist voll integriert in CIRRUS und steht für eine komfortable Reklamationsbearbeitung bereit. Die in Papierform eingehenden Industrierechnungen werden gescannt...

  • CRM

Customer-Relationship-Management (CRM, dt. für Kundenbeziehungsmanagement / Kundenpflege), bezeichnet

  • die konsequente Ausrichtung eines Unternehmens auf seine Kunden
  • die systematische Gestaltung von Kundenbeziehungsprozessen
  • Software, die der Pflege und Historisierung von Informationen zur verwaltung von Kundenkontakten / -informationen dient.

D

  • DataWarehouse

Das DataWarehouse (Datenlager) ist eine integrierte, historisierte, nicht flüchtige Sammlung von Daten. Das DataWarehouse unterstützt Unternehmensführer bei Entscheidungsprozessen, da die Verfügbarkeit von Daten und Informationen zum Erfolg eines Unternehmens beiträgt.

Das Datawarehouse sammelt die entsprechenden Daten in einer Datenbank und stellt die Informationen zur Verfügung. Die Grundlage für das DataWarehouse stammt in der Regel aus operativen Anwendungsprogrammen, wie z.B. Fakturierungs- oder Finanzbuchhaltungsprogrammen.

  • Debitorenmanagement

  • Dokumentenmanagement

Die Möglichkeit der Nutzung unseres Druckservices sorgt bei unseren Kunden für nachhaltige Kosteneinsparung und organisatorische Flexibilität. Die zu druckenden Informationen werden via DFÜ in unser Servicecenter übertragen und aufbereitet. So werden z. B. Fakturen - auf Wunsch mit fertig ausgefülltem Überweisungsträger - gedruckt, kuvertiert, frankiert und durch unser Servicecenter zum Postversand gebracht.

Die Vorteile dieses Services greifen unmittelbar:

Schnell

Die Laserdruckmaschinen werden direkt angesteuert.

Die Druckwerke werden unter Verwendung des individuellen Layouts des Handelsunternehmens erstellt.

Die Druckwerke werden am Drucktag versandt.

Kostengünstig

Für den Anwender entfällt der gesamte personelle und organisatorische Aufwand für Rechnungen drucken, sortieren, kuvertieren, frankieren und versenden.

Überweisungsträger werden fertig bedruckt und beisortiert.

Der taggleiche Versand der Rechnungen sichert unseren Kunden frühen Liquiditätszufluß und erspart ihnen Zinsbelastungen.

Ertragssteigernd

Die auf Wunsch beigefügten, fertig bedruckten Überweisungsträger reduzieren die Kostenposition Skontoaufwand und erhöhen hierdurch die Deckungsbeiträge.

Flexibel

Die Nutzung neutraler Rechnungsformulare, deren individuelles Layout erst bei Rechnungslegung mit angedruckt wird, ermöglicht kurzfristige Änderungen (z.B. Handelsregistereintrag, Telefonnummer) und verursacht dadurch keinen Formularverlust.

Im Bereich Marketing gewinnt eine gezielte Kundenansprache gegenüber stark streuender Werbung in Printmedien o.ä. zunehmend an Bedeutung. Daher bietet die raw auch die Abarbeitung kleinerer Druckaufträge. Rundschreiben aus der Feder unserer Anwender werden via DFÜ auf unsere Zweifarb- oder Vollfarbhochleistungsdrucker geschickt. Die Vorteile des raw-Druck- und Versandservices können voll genutzt werden.

E

  • e-commerce

TeamServ® e-commerce wurde gezielt für den Einsatz im gewerblichen Kundenkreis entwickelt. TeamServ® e-commerce ist kein zweites Verkaufs- und Bestellsystem, sondern komplett in das TeamServ® Warenwirtschaftssystem (WWS) integriert:

  • Der Kunde greift beim Händler auf dessen Produktinformationen - bei Angeboten auch auf die Angebote mit den ihm gewährten Preisen - zu (z.Zt. in Planung: Der Kunde erhält auch ohne Angebote die NUR für ihn zulässigen Preisinformationen).
  • Der Kunde erhält Informationen über sein bisheriges Bestellverhalten (Artikel, Mengen, Konditionen).
  • Der Kunde führt seine Bestellung per Knopfdruck aus und erkennt sofort, ob die Ware am Lager des Händlers verfügbar ist.
  • Der Kunde kann auf Wunsch Liefertermine ersehen.
  • Die Vertriebsschiene e-commerce ist in der vorhandenen Organisation eingebettet.
  • Die flexibel gestaltbare Oberfläche ist sehr benutzerfreundlich und erlaubt die Integration des e-commerce in eine gegebenfalls vorhandene Homepage.
  • Die Kundenbindung erhöht sich durch Ihre Verfügbarkeit auch außerhalb Ihrer normalen Öffnungszeiten. - Sie sind immer präsent!
  • Wartezeiten des Kunden reduzieren sich durch seinen direkten Zugriff auf den Bestellvorgang.
  • Das Verkaufspersonal wird durch Online-Bestellungen entlastet.
  • Fehlbestellungen werden minimiert.
  • Online-Informationen bieten konkrete Kalkulationshilfe vor Ort.
  • EDI / EDIFACT

EDI (Electronic Data Interchange) oder EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration Commerce and Transport) wird bereits seit über 20 Jahren zum elektronischen Austausch von Geschäftsdaten verwendet. Durch das vermehrte Einrichten von Standleitungen wird EDI auch für kleinere Unternehmen immer attraktiver, da sich die Kosten für die Internetnutzung auf ein Zehntel reduzieren lassen. Über EDI wird eine hohe Anzahl an Datenvolumen (zum Beispiel Bestellungen und Rechnungen) zwischen beteiligten Partnern ausgetauscht.

  • EKS

Das "externe Kontrollsystem" (kurz: EKS) ist ein Tool für den geregelten Informationsaustausch über die Bonität der Kunden zwischen regionalen Marktteilnehmern. Es ist ein wichtiger Baustein im Bereich des Debitoren- und Forderungsmanagements.

F

  • Faktur

Zur Faktur gehören alle mit der Rechnungserstellung zusammenhängenden Arbeiten, z.B. die Erstellung von Gutschriften sowie die Abwicklung von Bonus- und Rabattsystemen im Unternehmen.

Nachdem ein Unternehmen eine Ware geliefert oder eine Dienstleistung erbracht hat, muss es dem Kunden eine Rechnung stellen. In eine korrekt ausgestellte Rechnung gehören Empfängeradresse, Zeichen und Datum der Bestellung, eigenes Zeichen des Auftrags, Nummer und Datum, Bezeichnung der Leistung, Einzel-, Gesamt- und Endpreis, Mehrwertsteuer, ebenso wie die Lieferungs- und Zahlungsbedingungen. Die Faktur sollte möglichst kurzfristig nach der Leistung erfolgen, um einen entsprechend rascheren Ausgleich des Forderungsbetrages zu erreichen.

  • Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung ist wahrscheinlich das wichtigste Element eines Unternehmens.

Die Finanzbuchhaltung gibt den Erfolgs- oder Verlustnachweis des Unternehmens, in einer bestimmten Rechnungsperiode: Monat; Quartal; Jahr. Alle betrieblichen Vorgänge werden in der Buchführung erfasst und anschließend auf Bestandskonten, sowie Erfolgskonten gebucht.  Diese Konten werden am Ende der Rechnungsperiode zum Erstellen der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) benötigt, welche den Erfolg oder Verlust des Unternehmens nachweist.

  • Finanzierung

  • Forderungsmanagement

Zum Forderungsmanagement gehören alle Aktivitäten, die sich mit der Bearbeitung und Sicherung von Debitoren befassen. Jedes Unternehmen, das seinen Kunden Lieferantenkredite einräumt, wird mehrere Maßnahmen durchführen und hat auf vielfältige Aspekte zu achten, damit die Forderungen von den Kunden vereinbarungsgemäß beglichen und damit auch tatsächlich zu Umsatz werden. Das Forderungsmanagement beinhaltet

  • ordnungsgemäße und zeitnahe Fakturierung
  • Informationen über die aktuellen Ausfallrisiken im Markt (branchen- und regionenabhängig) und die Bonität von bestehenden und potentiellen Kunden
  • Festlegung der Kreditsummen (Limit und Konditionen)
  • Mahnwesen und Inkasso
  • Risikoreduzierung durch Vereinbarung von Sicherheiten oder Kreditversicherung
  • Ständige Überwachung der Zahlweise und eventueller negativer Entwicklungen
  • Gestaltung risikomindernder Vertragskonditionen, insbesondere der Zahlungskonditionen und Zahlungsformen
  • Zusammenarbeit mit spezialisierten Dienstleistungsunternehmen zur Begrenzung der Ausfallrisiken

Für ein erfolgreiches Forderungsmanagement ist die effiziente Nutzung der Kontakte mit den Vertriebsbereichen zu empfehlen. Insbesondere gilt dies für die Abstimmung der Zahlungskonditionen und der Kreditlimite, aber auch der Bonitätsbeurteilung von bestehenden oder potentiellen Kunden.

  • Frankieren


H

  • Hardware

  • HeinzeBaudatenbank

K

  • Konditionsverwaltung Lieferanten

  • Kostenrechnung

  • Kreditversicherung

  • Kuvertieren

L

  • Lebensmittelhandel

  • Lettershop


M

  • Mailservice

  • Mietgeräteverwaltung

O

  • Outsourcing

P

  • Postversand

  • Portooptimierung

R

  • Rechnungsportal

  • Referenzen

  • Rendite

S

  • SAP

U

  • Unternehmensberatung Deckungsbeitrag

V

  • Verbindung zum Lieferanten

  • Verbundgruppen

  • Vergleichende Auswertungen

  • Versandservice

W

  • Warenwirtschaft

  • Wechselabrechnung

  • TeamServ - Workflow

Z

  • Zentrallagerkatalog auf CD

  • Zentralfakturierung

  • Zentralregulierung

  • Zinsberechnung

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